Organisation de l’Office en phase de déconfinement
Nous souhaitons à l’ensemble de notre clientèle une bonne reprise d’activité en espérant que cette période a été traversée, par chacun, dans les meilleures conditions possibles.
Si notre mission de service public n’a jamais été interrompue, nous allons maintenant pouvoir travailler, ensemble, avec des possibilités supplémentaires.
Afin d’écarter les risques de reprise de cette épidémie voici quels seront nos principes d’accueil :
> Pour les renseignements et mises au point des dossiers, nous privilégierons systématiquement les rendez-vous téléphoniques, avec possibilité d’organiser des conférences téléphoniques à plusieurs participants.
> Pour les signatures, nous continuerons à privilégier les procurations et validations à distances.
> En tout état de cause, il conviendra d’éviter que plus de DEUX (2) signataires ne soient présents en même temps dans nos bureaux lors d’une séances de signature.
Pour cette raison nous demanderons à nos interlocuteurs habituels, (agence immobilière, géomètre, syndic…) de ne pas assister à nos rendez-vous et, pour les agences plus particulièrement, de nous adresser leur mandats et bons de commission. De notre côté, nous leur adresserons les projets et confirmations des heures de rdv.
Nous vous demanderons de bien vouloir adresser, par mail, vos éventuelles observations aux projets que vous aurez reçus.
Pour chaque personne présente il conviendra :
De strictement respecter l’heure du rendez-vous, sans être en avance,
De venir protégée au moyen d’un masque et munie de son propre stylo.
L’accueil dans notre salle d’attente sera limité à 4 personnes en présence simultanée (pour l’ensemble de nos rendez-vous et non pas pour un seul et même rendez-vous). Ces places seront exclusivement réservées aux personnes âgées ou ayant une difficulté motrice.
Dans l’Etude vous devrez respecter les règles de distanciation d’au moins un mètre et les gestes barrières. Ainsi, vous devrez porter en permanence un masque et vous désinfecter les mains en entrant et en sortant de l’Etude. Du gel désinfectant sera mis à votre disposition à cet effet,
Tous les règlements seront effectués par virement.
Nos horaires de standard, à compter du 12 mai sont les horaires suivants : du lundi au vendredi de 9 H à 12 H et de 14 H à 17 H. L'accueil téléphonique ne permettra pas systématiquement de vous transférer la personne en charge de votre dossier car beaucoup de nos collaborateurs sont encore en télétravail. Pour joindre la personne en charge de votre dossier, nous vous demandons de continuer à privilégier l'échange par mail.
Les notaires seront en mesure de recevoir les RDV de 9 heures à 18 heures.
Il est impératif de ne pas se présenter à l’étude sans avoir pris de rendez-vous préalable.
Enfin si vous présentez des symptômes, nous vous invitons à prendre, avec la personne chargée du dossier, très en amont du rendez-vous, toutes dispositions pour être représenté (procuration) ou pour reporter. Par ailleurs, nous vous confirmons que les consignes sanitaires ont fait l’objet d’un processus interne rigoureux afin de garantir la santé de nos clients, ainsi que celle de nos collaborateurs.
Nous comptons sur votre compréhension et votre collaboration dans notre lutte commune contre le COVID-19.
